情報管理

先日「シュレッダーが壊れた」というようなことを書きましたが、やっとこさ新しいシュレッダーを調達してきました。今度もまた10年くらい持つといいな~。

で、シュレッダーがない間、シュレッダーをかけるべき書類は買ってからまとめてシュレッドしようと段ボールの中へため込んであったんですが、この量が結構なものになっていました。

弊社の場合、毎月お客様へ管理レポートを印刷して持参しています。で、ある程度の期間はファイリングして過去の打ち合わせなどを閲覧できるようにしてあるんですが、ある期間を過ぎると(ファイルに収まりきらなくなってくると)廃棄処分しています。

ただ、その紙ももったいないんで、廃棄する前に裏紙として社内でのメモ書きに使ったりもしています。もちろんその状態で社外へは絶対に出ないようにしていますし最終的にはシュレッダーにかけて処分するんですが、ここ数日の間でも結構な量に…きちんと管理すべき情報って結構あるなと実感しております。

これとは別に「保管しておくべき情報」ってのも、弊社ではきちんと管理しております。書類関係はカギがかかる状態で管理し、デジタルデータも万が一の事態に対応できるようにきちんと管理しております。特にお客様のホームページデータ、そしてそれに関わる更新用のマスターデータってのは特に厳重に管理しており、ダブルバックアップ・トリプルバックアップも当たり前のようにしております。

情報ってのは「保管」と「廃棄」をきちんとすることが大事です。大切なお客様の情報になりますので、弊社ではそのあたりの細かいことにも気を配っております。当たり前のことですけどね。

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